糖糖读书会 冬冬 小粮
写于2022.03.15，经过一段时间的时间，感觉还行
这是科研工作三部曲，分别专注于三个方面
文件管理文献管理图书管理本篇为第一篇，文件管理的方法
前言随着我们进入信息时代，信息呈现爆炸增长，而信息的载体——文件和文件夹——也在不断增加。大规模的文件夹催生出一种需求——文件管理，从而实现对文件的有序收集、整理和利用。近期发觉电脑上文件相当多，因此对于“电脑上文件如何管理”这个问题进行了思考，于是产生了这篇内容。
这个文章的论述方式按照《毛泽东选集·反对日本进攻的方针、办法和前途》的思考路径，即方针——纲领——方法——工具的方式来论述。
Part 1. 理论知识做一份工作，如果有理论指导，那么进步就会相当之快，所以首先讲一下理论内容。
1. 方针：需不需要管理文件和文件夹？这个问题对于不同的人有不同的看法，当然对于不同的人来说，任务也是不一样的。有的人需要，而有的人不需要，那么该如何抉择呢？现在以防疫工作来举例，来说明一下情况。
对于基层工作者来说，处在流程中数据产生和文件执行对于基层领导者来说，处在流程中文件产生和文件安排对于一线领导者来说，处在流程中文件整理和文件制定对于报告人员来说，处在流程中文件归档从中间可以明显看出来数据量的大小 基层工作者 < 基层领导者 < 一线领导者 < 报告人员。因此，在防控疫情的工作上，一线领导者和报告人员必须要学习文件管理。
从上面可以明显看出来，文件管理涉及到数据产生、文件产生、文件整理、文件执行、文件归档等工作。然而，对于使用电脑的人员来说，数据产生和文件执行工作是电脑做的，我们剩下来要做的是文件产生、文件整理和文件归档工作。日常生活中，上述三个工作的使用频率是 文件产生 > 文件整理 > 文件归档，我们重视前两个，而忽视第三个，造成电脑文件管理的混乱。
所以回到最初的方针问题：要不要学习文件管理？电脑使用者的答案是一定要。
2. 纲领：管理文件夹的指导纲领虽然可以直接说一些具体的技巧，但是我还是开篇说出一下几个主要原则，从而能够更好指导下面的方式和方法。我主要总结出以下五点原则。
2.1 顶层设计、建立体系，不断迭代文件既然要管理，那么就说明文件非常多。比如说如果只有十份文件，那么就不需要提出这一个问题。然而进入信息时代后，文件那是相当的多，所以现在现在就必须要加强顶层设计，建立体系。这个体系要求具有稳定性和可拓展性，并且能够根据要求，不断迭代。
2.2 编码清晰，使用标签，定期整理日常生活中，想要找到一个人，什么最靠谱呢？姓名，单位，年龄等等都不靠谱，最靠谱的是一个人的身份证号。这是一个人的最重要的编码符号，只要这个，就一定能够找到那一个人。除此之外，学术期刊和图书用ISBN编码；学术文章用doi编码；手机用IMEI编码……所以对于文件来说，我们也要能够一套稳定的编码方式，编码清晰，不会混用。
除此之外，还要能够使用其他的维度，这就是标签。相对于文件名来说，标签的使用会更加灵活，可以通过给文件打标签的形式来对第一种形式进行补充。比如说听歌软件中，标签的形式有歌手、类型、时间等等。
最后，还要能够定期整理这个内容，才不会让文件和标签混乱。
2.3 遵守流程，文件流动，定期归档按照GTD的原理，一件事情一件事情的做。文件也是如此，所以遵守文件的流程，按照流程流动，并且定期归档。以便能够后来查看。
2.4 巧用搜索，善用软件，批量处理一旦文件超过千，那么就算是编码的很好，处理文件也是一件非常不容易的事情，这个时候，使用搜索的话，可以快速定位。而如果想要批量处理文件的话，要善用软件。
2.5 文件备份，同步管理，保持统一文件如果不备份的话，一旦电脑硬盘损坏，那么文件便丢失完全，想要找回来是一件非常困难事情，所以要对文件进行备份。现在都已经2022年，推荐同步功能进行备份，而备份的过程中，你上述建立的体系也要能够尽可能统一起来。
Part 2. 实践知识理论说完了，那么下面就是具体的实践工作了。
3. 建立体系3.1 分盘设计对于windows来说，可以分区，所以参考了网上的知识并且结合自己的理解之后，系统、软件和数据要分开，所以要分成多个盘，才能保证安全。现在我的电脑上是一个500G的固态硬盘，所以分成了两个盘，C盘放系统和软件，D盘放数据文件。
3.2 文件和文件夹的命名？既然要管理文件和文件夹，那么第一步既是要对它进行编码。文件和文件夹的命名方式是不一样的，因为文件夹当中经常会放入文件。所以命名方式有一点差别。
第一，说一下文件的命名方式。
文件的命名，这里推荐一片少数派的文章，【元数据文件命名法】规范性文件命名系统，不再为文件命名发愁。大概意识就是讲文件的各维度找出来，按照一定的顺序进行编码。从中学习后，我有所取舍，所以现在我的文件命名方式是 时间 - 内容 - 作者，比如说这篇文章就会写作 20220315 - 文件管理方法 - dongdong。如我的文件命名方式。
第二，说以下文件夹的命名方式。
文件夹的命名要从根目录开始，那么什么是最根本的呢？答案是人生。所以文件的第一层将会是人生阶段。所以根目录下将建立一下内容
01 大学
02 研究生
03 职场但是呢？电脑又不可能陪伴你一生，一般都是几年一换，都是陪伴你度过某个人生阶段，比如说大学的电脑在毕业之后，一般就会因为性能不足，而更换电脑。就算不更换，那也是最多横跨两个人生阶段。所以在电脑上不需要考虑上述目录的问题，因为你现在用的电脑数据盘（也就是刚刚分的数据盘)自动就会成为你的某个人生阶段的目录，甚至还要好多个电脑才可以走完一个人生阶段。
那么开始对于电脑中的D盘进行处理。这里的处理方式参考了杜威十进制。结果如下：
000 Inbox
100 工作
200 学习
300 生活
400 兴趣
500 其他
Z-Archive这样建立之后，就会有很好稳定性，能够处理一般的事情。而且当需要增加新的内容的时候，直接在后面加上600, 700就可以啦呀。而下面的文件夹将按照同样的方式 数字-内容的方式进行创建。
第三，任何一个文件夹建立之后都要在内部写上一个必须要的文件 Readme.txt
我的其中一个内容文件夹内容如下，Readme.txt内容如下：
=========================
Time
2022.03.09 21:40
Addr
***
Author
dongdong
Aim
用来说明每个文件的内容
=========================
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20220309 - 电脑崩溃后的思考 - 冬冬
用来说明构建个人舒适电脑的方法
20220309 - ************* - 冬冬
************************
20220309 - ************* - 冬冬
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……
===========================================================3.3 使用标签标签，是另外一个维度，相比较于唯一性的文件编码来说，多种多样。我们日常生活中也会使用到标签，比如音乐软件中，可以按照歌手、时间、风格等等进行分类；视频软件也是类似。
所以使用标签的话，可以突破文件夹的特定的维度。
3.4 搜索对一个文件的处理流程时，定位——打开——处理——保存。
以前windows的搜索功能不太好，所以定位到文件夹都是要打开一个个文件件才可以。如果嵌套七个文件夹，那么就要双击七次才可以。但是现在windows可以通过软件很好利用搜索功能来定位这一个文件。搜索——打开，比之前的速度快多了。这里推荐利用everything来进行这个工作。
4. 流程处理和同步备份文件和文件夹编码好了之后，还有能够进行流程化处理和同步
4.1 收集-整理-归档流程第一步是收集，那收集到哪里呢？
文件有两种产生方式，过程前产生和流程中产生。
对于第一种方式，一般来源于下载，所以那直接到下载文件夹就行了；
对于流程中产生，那么放在Inbox，后续在进行归档到具体的文件夹中。
windows中最常见的地方是哪里？电脑桌面，但是并不是将数据放置于电脑桌面上，这样就和分盘设计想矛盾了，而是讲D盘建立的文件夹设置快捷方式放在桌面。所以电脑桌面上设置快捷方式，将下载和000 Inbox的快捷方式都放在电脑桌面上。
流程第二步是整理，怎么整理呢?
首先文件夹的命名方式上面已经确定好了，然后再放置在已经建立好的文件夹中就可以了呀。当然，如果文件太多，可以使用标签进行。
流程第三步是归档，怎么归档呢？
上面D盘建立了一个Z-Archive文件夹，那么将文件整理好压缩打包放置在Z-Archive中。
4.2 同步备份上述文件放置在电脑中，唯一担心的就是电脑硬盘损坏，所以这个时候就要进行备份工作。可以利用云盘，如百度云盘、阿里云盘、坚果云盘等等来备份，也可以用硬盘来备份。**这里推荐使用坚果云来同步，其他云盘和硬盘来备份**。当然，坚果云只同步重要文件，如ppt、数据、会议文字记录等等。至于电影呀，音乐呀，用云盘来备份。
Part 3 巧用软件庄子曰：君子性非异也，善假于物也。人类能够快速爬上食物链的顶端，就在于在于人类能够善于利用工具。而整理文件也是需要工具的，这就是软件。
5. 便利小工具5.1 Everything、 Anytxt Searcher第一，Everything
刚刚说了，windows自带的搜索功能不太好，所以需要有第三方的软件来进行搜索。这个工具可以用来快速搜索文件的位置，如下图所示。可以非常快速定位到文件的位置，以减少查找文件的负担。
第二，AnyTxt Searcher
这是第二款搜索工具，可能够用来进行全文搜索功能。，如果你有一大堆的 Office 文档，想找到某一个文档，但不记得名字，只知道大概的内容，就需要全文搜索了。 这里就要使用Anytxt了。这个软件支持很多格式，包括一下内容。
纯文本格式（txt，cpp，html等）
Microsoft Outlook（eml）
Microsoft Word（doc，docx）
Microsoft Excel（xls，xlsx）
Microsoft PowerPoint（ppt，pptx）
便携式文件格式（pdf）如下图所示
5.2 7-Zip非常小的压缩软件（1.5M），并且效果很好。还有自己独特的压缩格式7z。
5.3 Fences、腾讯桌面整理能够快速进行桌面的整理工作。不需要自己动手处理了。
5.4 QTTab这是一款电脑的资源管理器增强工具，能够让资源管理器像浏览器处理网页一样多页面。这样我们就不用打开多个窗口了。而且还可以自定义工具栏。
5.5 QuickLook一款文本预览工具，能够在不打开文件的情况下预览文件的内容。支持内容包括：文件夹、图片、音视频、压缩文件、office文件、pdf文件等等。
5.6 Total Commard文件管理终极工具，完全是重新做了一个新的资源管理器。功能很强大，同时也很复杂，适合拥有成千上万文件的人去使用。当然，现在不需要这么强大的软件。
6. 文件同步工具第一，坚果云
虽然量小，但是能够实现增量同步，多设备同步，所以，利用坚果云来进行文件的同步工作。
第二，百度云，阿里云
这是我们经常使用的云盘，在于量大，能够用来备份不使用的内容。
第三，FreeFileSync软件
当想要将重要的秘密文件备份到硬盘中的时候，可以使用这款软件。不仅功能强大，而且不收费。主要有一下功能：
自动备份单向备份双向备份更新指定文件夹增量更新定时备份比复制黏贴强大多了，当然最让人喜欢的就是增量同步功能了。
结语如果大家有什么意见，可以提出来，咱们一起想想如何来处理我们日益繁杂的文件和文件夹。期待大家的桌面能够都干净起来。这是文件管理的1.0版本，后面使用过程中，将会讲这个版本的使用过程中的不足之处整理出来，后续将会有2.0，3.0版本等等。
参考内容
[1] https://www.marxists.org/chinese/maozedong/marxist.org-chinese-mao-19370723.html 《毛泽东选集·反对日本进攻的方针、办法和前途》
[2] http://cpc.people.com.cn/xuexi/n1/2017/0622/c385474-29355210.html 习近平谈创新驱动发展战略：要抓好顶层设计和任务落实
[3] https://www.zhihu.com/question/19591121 知乎问题：如何建立自己的认知体系？
[4] https://sspai.com/post/56759 少数派：艾永亮：为什么你打造不出超级产品，因为你不懂迭代和创新
[5] https://blog.sciencenet.cn/blog-548663-830508.html 科学网：标签式文件管理
[6] https://baike.baidu.com/item/GTD/7384910?fr=aladdin 百度百科：GTD
[7] https://book.douban.com/subject/1900334/ 豆瓣图书：搜商——人类的第三种智慧
[8] https://sspai.com/post/69524 少数派：【元数据文件命名法】规范性文件命名系统，不再为文件命名发愁
[9] https://content.jianguoyun.com/17250.html 坚果云官网：同步盘软件