Matrix 首页推荐
Matrix 是少数派的写作社区，我们主张分享真实的产品体验，有实用价值的经验与思考。我们会不定期挑选 Matrix 最优质的文章，展示来自用户的最真实的体验和观点。
文章代表作者个人观点，少数派仅对标题和排版略作修改。
引言管理时间本质，是让生活向想要的方向前行。
本文分享了笔者近期的一些时间管理经验，并提供了基于 Apple 生态+飞书的 workflow 搭建方案，以及快捷指令分享。
预计阅读时长： 10～15 分钟。
决策曲线：成本与收益在我刚开始接触时间管理时，也尝试过各种工具，从 All-in-one 到极简，往往短则半小时，长则一两个月，便半途而废。究其原因，可能是因为总有些持续 delay 的任务在碍眼，或者是满满当当的任务表让我觉得自己像是在跟时间赛跑。
于是，我开始反思，是否在时间管理这件事上，我投入的注意力已经超过了「规划和记录时间分配」所带来的收益，换句话说，决策的净价值变得越来越低。
替代期望效用理论模型：「人们在决策过程中寻求的并非最优解，而是满意解」
——赫伯特 · 西蒙
人们在决策过程中收集信息、处理信息都是需要付出成本的（包括时间、精力甚至金钱），要遍历或分析更多的可能项往往意味着要付出更多的资源。所以在实际的决策中通常是寻求满意即可，而不是过度追求最优。
目标设计：希望达成什么？当我还在做一个「高效的牛马」时，时间管理对我而言，最大的目的就是提升效率——尽可能高效地完成每一项任务。然而在带团队之后我发现，过度压榨自己的效率并不会带来理想的结果。许多管理学书籍和建议也提到，关键并非「在更短的时间做更多的事」，而是「在重要的事情上，分配更多的时间和注意力」。
换言之，最重要的，是进行「战略思考」和「价值判断」。
方案设计：习惯成自然基于上述两条原则，我个人对于时间管理方案的诉求是：
花费约 1 周的业余时间（每天 2 小时）进行整理、设计和工具打磨。「习惯是一种自动化的行为，它们减少了我们做决策时的脑力消耗。越是有规律的习惯，越能减少我们对意志力的需求。」
——《原子习惯》 James Clear
通过建立固定的 routine，减少对时间管理的注意力投入，从而减少决策疲劳。「习惯的力量在于它们的自动化。你不再需要做出决定或者为行动付出额外的意志力，因为它已经成为你生活的一部分。」
——《原子习惯》 James Clear
核心目标还是希望，在接下来的较长一段时间里，不再需要为时间管理投入额外的精力。
剧透一下结果，基本上达成了自己的预期。
实践的「道」要事先行时间管理的核心在于，基于个人目标进行分类设计。这实际上是对个人价值观的探索，和个人价值判断的体现。我们需要诚实地面对自己的内心，避免外部的干扰和裹挟。
以我个人的经历为例，在过去的很长一段时间，我会在工作中投入过多精力，当时我的时间划分是：
9:30-12:30 核心工作时间14:00-17:00 第二段核心工作时间17:00-21:30 处理事务类工作事项然而，这种方式下的工作效率其实很低。原因在于，如果一项任务设置了过长的完成期限，即使任务本身可能不需要那么长时间，也会因为自己拖延或者把任务变得更复杂，从而填满整个时间段。
帕金森定律（Parkinson's Law）：工作量会随着分配给它的时间而增长。
当我们有「足够长」的时间可以投入时，我们反而不需要优化工作模式，也不会专注于识别真正有价值的事情，而容易陷入表面忙碌却无实质进展的困境，从而「滑向平庸」。
事情的转折点出现在我从执行岗位转向管理岗位之后。在执行层时，我可以通过高效地管理自己，达到「更高效」的工作状态，完成更多任务。然而，作为团队负责人，单纯解决个人问题并不能提升团队的整体表现，真正需要做的是投入更多的时间进行价值判断，这才是推动进步的钥匙。
误区：时间管理是为了提高效率，在更少的时间做更多的事原则：根据金字塔原则，要事先行核心分类我个人倾向于将最核心的分类，分为三部分：
Personal Value（价值取向）
价值取向是指个人对生活中各个方面的优先级排序与价值认知，它反映了一个人的内在动机，是每个人在一生中不断探索的「精神内核」。
对我而言，「成长」在我的价值取向中占据了重要的位置。成长不仅限于知识和技能的提升，更包括个人心态的成熟和自我认知的深化。作为一个偏好「变化」的人，我希望在时间安排中能够留出足够的时间来探索和实现个人的成长。
当然，每个人的价值取向都是独特的。对于一些人来说，家庭、稳定或者其他方面的需求可能更为重要，因而价值取向也因人而异。
Money（生存时间）
这一部分是为生存所需投入的时间，换个说法就是「被动时间」，或者说「不得不」的时间。
从我当前的收入结构来看，「生存时间」和「工作时间」基本是等价的。此外，还包括了副业中那些「无法带来长期增值、只有短期经济收益」的部分。
当我不再试图从工作中寻找意义，而是将其视为「为了维持现有生活水平而不得不投入的部分」，我与工作的紧张关系也有所缓解，不再每天都想着辞职了。
现代人处在一种非常悖谬的紧张性结构中：一方面，现代的基础逻辑起点就来自平等、自由与独立，它相当于现代文明对个体的一种承诺；另一方面，现代人总是会感到这种承诺兑现起来非常困难。现代人相信自己是自由的而且应该是自由的，但是在现实生活中又总是感受不到自由，这最主要体现在个体总是感觉自己的时间被不属于自己的工作占据着，自己的生活不是想要的，自己所在的城市不是喜欢的。个体在现实生活中总是体会着事与愿违的状态，生活都不遂己意。
——《谁的问题：现代社会的非标准答案》孟庆延
Relationship（关系时间）
「人的本质在其现实性上是一切社会关系的总和。」
—— 《关于费尔巴哈的提纲》 卡尔·马克思
在时间管理的框架中，「关系时间」 是指我们为了维护和发展与他人之间的关系而投入的时间。这包括家庭和朋友之间的互动，以及非亲密关系层面的投入，例如与同事、合作伙伴、networking 的社会联系。
我的很多「工作狂」朋友，包括曾经的我自己，往往会因为过度投入工作，而忽视其他方面的生活，尤其是在「关系时间」的投入上。
生活的意义在于生活本身。
虽然短期内，工作的投入产出比可能更高一些，不论是成就感或经济回报，但投入在「非生产性」的时间，却是个人幸福感和身心健康的重要来源。
对于「关系时间」，质量比时长更重要。
实用技巧：多打电话，少发微信。用短时间、高质量的交流（面对面、视频、电话）代替低质量、碎片化的交流，会推动关系向更优质的方向变化。
以前我和父母的联系方式，主要是日常的微信消息，以及每次长达 2～3 小时的视频通话，我觉得非常消耗时间和精力。而近期我从碎片化的消息，改为每隔两天打一个电话，每次只需要 10～15 分钟集中讨论一些事情和分享近况，占用的时间和精力变少了，反而让我们之间的关系更密切了。
短信交流并不够丰富多彩，无法满足大脑对真实「交谈」的渴望。然而收发短信越频繁，你就越是会认为自己没有必要去进行真正的交谈。并且等到你真的进行面对面交流时，不停查看手机信息的强迫行为，还会减少你在真实交流中体验到的价值。
（让短信联系到你变得困难）这样做反而会巩固那些你最为在意的人际关系。因为你可以成为对方生活中唯一一个定期与他们进行真实交谈的人，并且与之形成一种更深刻和更微妙的关系，而不管在社交媒体上用多少感叹号和表情符号，你都做不到这一点。
——《数字极简》Cal·Newport
留出闲暇时间一天有 24 小时，假设 9 小时用于睡眠，剩下的 15 小时是「毛时间」，再扣除吃饭、个人事务等必要的生活时间，最终净时间大约为 11 小时。
在我的日程安排中，我会硬性规划 6 小时（每天 3 个 2 小时的时间块），我相信这足以完成许多任务。
剩下的时间，我会专门留给自己放松，投入到娱乐或休闲活动中。原因很简单：如果没有放松的时间，尽管短期内效率看似提升，长期却不可避免地会引发情绪问题，而解决情绪问题所耗费的时间和精力远超过放松所需的时间。
如果时间表里没有足够的闲暇时间，通常意味着你想做的事情太多，缺乏真正的重点。在这种情况下，任务反而会变得更加难以管理。这些未完成的事务，无论是待办清单里的，还是萦绕在脑海里的，都会占用思维空间和能量，「吃内存」。
我的心态转变是，从「必须完成所有任务」转变为「做完三件事」。每周聚焦三件最重要的事项，每天集中精力完成三件小而重要的任务，剩下的事情是「加分项」，如果做到了更好，没有完成也无需焦虑。
实践的「术」时间块划分基于上述核心分类，我进一步拆解了二级分类，具体包括：
学习成长健康副业关系管理（Relationship）工作个人事务（时间规划及其他杂事）拆解的原因是，有些事项（如个人价值部分），我希望能更精细地看到时间分配，特别是投入在学习成长、健康和副业上的时间，从而实现我的目标：在自己珍视的方向上集中投入。
在大多数工具中，只需要在二级分类上进行管理，例如在 Apple 日历和事项管理中。这是因为如果使用两级分类，每次新建事项时需要选择两次，会显著增加操作成本。
而在时间块分配时，不仅需要考虑「理想」，还要关注「现实」，比如，关注个人的精力曲线。人体的状态并不是静止不变，而是随着时间不同不断起伏。以我自己为例，结合精力状态后的时间块：
【1】10:00-12:00 核心工作时间：进行需要深入思考的工作，比如写代码、关键技术方案的设计、团队发展方向规划等等【2】14:00-16:00 沟通类、事务类工作时间：进行一些沟通类的、低耗脑的工作【3】16:00-18:00 副业、学习，可能包含事务类的，也可能是阅读或者输出一些内容、尝试一些新的工具等等根据实际工作安排，【2】和【3】可能会有对调或交错，比如我这一周的实际情况：
技术手段选择之前我尝试过许多第三方平台，虽然在学习使用和跨平台同步方面投入了不少时间，但由于过于复杂，往往难以坚持。因此，在工具设计上，我决定返璞归真，从苹果生态（日历+提醒事项）入手，而在统计和看板层面，则选择我最熟悉的飞书多维表格。
奥卡姆剃刀原理：如无必要，勿增实体
日历同步鉴于我和 partner 都是飞书的重度用户，我们会在飞书个人号上管理副业的待办事项。由于主业和副业的关系，我们平时会持有两个飞书号。飞书的日历组件只显示当前账号的日历，而我们又不常切换账号查看。因此，我选择利用飞书日历的单向同步功能，将飞书日历同步到苹果日历作为最终承载点。
苹果日历的一个优点是支持跨设备同步，但需要注意的是，飞书日历每次同步到不同设备时，都需要重新配置。考虑到我使用的是公司办公的 Mac、个人 iPhone 和个人 Mac 多个设备，我的同步策略如下：
在公司 Mac 上：只同步公司的飞书日历在个人 Mac 上：只同步个人的飞书日历在个人手机上：同步公司的飞书日历（以免错过会）、飞书个人号日历（每周规划日程后切换登录一次即可）为了减少重复劳动，我在日历中设置了两个时间块：核心工作（10:00-12:00）和沟通&事务工作（14:00-16:00），并设置为工作日每天重复。而工作的具体事务和投入，则会在办公飞书上通过会议日程+任务的方式，进行更细化的安排。
在每天的工作完成后，会再花 10 分钟调整一下日历的时间块，调整为实际投入时间。
任务管理于我而言，任务通常会分为两类：
对我来说，任务通常可以分为两类：
（1）需要投入时间块的任务
（2）完成即是完成的任务
第二类任务，例如「明天出门记得带 xxx」或「周末查看元旦出游计划」，这些任务可以通过提醒事项进行管理。随着 iOS 18 支持提醒事项同步到日历，提醒事项会默认记录为 10 分钟的时间投入。如果任务超过 10 分钟，我会将其视为第一类任务（需要投入时间块），并参考少数派文章和 Flow 的理念，使用番茄钟来记录时间投入。
快捷指令配置的实际操作（1）两种番茄钟：
后分类： 一键启动，结束后记录分类；重点是「不要在启动时分散精力」
先分类：提前规划下一时间段的投入，「接下来我打算做 xxx 了」的仪式感
需要配置：高级 -> 允许不确认直接删除
（2）备份到多维表格
使用飞书自动化流程-webhook + 快捷指令
需要配置：高级->允许共享大量数据
统计看板大概长这样：
（3）备份工作会议日程记录（万一要仲裁的话，能证明个加班什么的）
P.S. 快捷指令可以多端互通，只需要在 iCloud 中开启存储即可。作为一个码农，Mac 的开发效率比手机高多了，上述快捷指令都是通过 Mac 开发完成。
> 关注 少数派公众号，解锁全新阅读体验 📰
> 实用、好用的 正版软件，少数派为你呈现 🚀